Za cinizem, sarkazem in ironijo v poslu ni prostora
Komunikacija na delovnem mestu se razlikuje od neformalne komunikacije med znanci, prijatelji in domačimi. Čeprav preživimo na delovnem mestu velik del svojega življenja in postanejo naši sodelavci, podrejeni in nadrejeni tudi naši prijatelji ter je občutek zaupanja z njimi pogostokrat velik, poslovne komunikacije v službi nikar ne zamenjujmo s prijateljskim komuniciranjem.
Komunikacija na delovnem mestu se torej nanaša na sporazumevanje v nekem podjetju, organizaciji ali ustanovi. Poslovnega komuniciranja se moramo naučiti, saj sega tudi širše, na področja osebnega pogovarjanja, dopisovanja in telefoniranja. Zavedati se moramo, da komunikacija med sodelavci vpliva na podobo našega podjetja, pa tudi na doseganje naših poslovnih ciljev in ciljev podjetja.
Komunikacija v podjetju je verbalna in neverbalna. Pri pogovoru bodimo pozorni, da govorimo razločno, jasno, ne pregosto in ne preskopo. Vse prevečkrat se ljudje ne zavedamo, da govorimo pretiho ali preglasno, zelo visoko ali zelo nizko in kakšen ton uporabljamo pri govoru. Vse našteto je potrebno dobro ozavestiti in spremeniti, če je za sogovornika morda moteče.
Česa si na delovnem mestu ne smemo privoščiti
Niso redki dnevi, ko se zaradi kopice obveznosti počutimo utrujeni in preobremenjeni. Takrat nam je služba odveč, preživljanje delovnega časa s sodelavci pa mučno. Že ob prihodu na delovno mesto pozdrav zgolj zamomljamo ali ga sploh ne izrečemo. NIKAR! Pozdrav je pri poslovni komunikaciji zelo pomemben. Če nekoga srečamo prvič, se ob običajnem pozdravu tudi rokujemo. Pobudo za rokovanje običajno da oseba, ki je višja po položaju, ne glede na starost ali spol. Stisk roke napravi na sogovornika močan vtis, zato ga ne stisnimo preveč ali premalo. Njegovo roko stisnemo na kratko.
Komunikacija v podjetju od nas zahteva, da obvezno vikamo vse neznane in polnoletne osebe. Ko poslovnega partnerja že poznamo, lahko starejša oseba da pobudo, da preideta na tikanje. Zelo priporočljivo je tudi, da uporabljamo naziv gospod in gospa ter priimek osebe, ki jo naslavljamo, prav tako je priporočljiva tudi uporaba sogovornikovega akademskega naziva.
Pri poslovni komunikaciji ne pretiravajmo s humorjem, čeprav nekoliko humorja, uporabljenega v pravem trenutku, sprosti določene napetosti, izogibajmo pa se sarkazma, cinizma in ironije. Vse našteto nima v komunikaciji na delovnem mestu kaj iskati.
Sogovornika med govorjenjem ne prekinjajmo, vpad v besedo pomeni nevljudnost. Vselej moramo dopustiti, da sogovornik svoje mnenje pove do konca, šele potem lahko podamo lastno mnenje. V poslovnem svetu je zelo pomembna ustrezna jakost glasu. Govorimo razločno, tako da nas bo sogovornik razumel. Neustrezno je govoriti preglasno. Vpitje ima naš sogovornik lahko za nevljudno, prav tako je nevljudno šepetanje.
Čustvena inteligenca na delovnem mestu
Čustvena inteligenca je najpomembnejši dejavnik osebnostne prilagoditve v odnosih na delovnem mestu. Dokazano pripomore k boljši delovni uspešnosti, telesnemu počutju in čustveni stabilnosti zaposlenega. Čustvena inteligenca vpliva, na kakšen način dojemamo, izražamo, nadzorujemo in razumemo svoja čustva. Še zlasti je pomembna pri vodenju podjetja. Za nadrejenega si namreč sodelavci želijo imeti sočutnega in razumevajočega človeka, ki pa je hkrati tudi pravičen in dosleden. Avtoriteta takšen vodja za svoje zaposlene postane šele, ko tudi sam živi in deluje na enak način, kot to pričakuje od svojih podrejenih.
Daniel Goleman, psiholog in pisec knjižnih uspešnic področja čustvene inteligence, definira pet osnovnih sestavin, ki jih ima čustveno inteligentna oseba: samozavedanje, samoobvladovanje, motiviranost, socialne veščine ter empatija. Vseh pet sestavin je ključnih za uspešno delo, ne glede na položaj na delovnem mestu. Še več, Goleman ugotavlja, da lahko v poslovnem svetu uspešno napredujemo le, če imamo visok čustveno inteligenčni kvocient (EQ).
Vrsto let so si strokovnjaki zastavljali vprašanje – se čustvene inteligence da naučiti, ali se rodimo z njo? Odgovor je: oboje. Genetske raziskave so potrdile, da določena zasnova čustvene inteligence obstaja, raziskave o razvoju človeka pa so potrdile tudi, da ima pomembno vlogo tudi vzgoja. Gotovo je tudi, da čustvena inteligenca z leti narašča, preprosto temu rečemo zrelost. Kljub vsej zrelosti pa nekateri ljudje na področju čustvene inteligence potrebujejo trening. Na tržišču je ponudba različnih šol čustvene inteligence res velika.
Spori in konflikti na delovnem mestu
Zaupanje in iskren odnos si vodja od svojih sodelavcev pridobi postopoma, predvsem ob uspešnem reševanju konfliktov na delovnem mestu. Konfliktne situacije so namreč zelo naporne, zato je toliko bolj pomembno, da vodje v njih ohranijo mirno kri in izpeljejo stvari čim bolj konstruktivno – v dobro delovnih ciljev in medosebnih odnosov na delovnem mestu.
Strategij za reševanje konfliktov na delovnem mestu je več – vendar ne veliko. Raziskave so pokazale, da ljudje običajno uporabljamo zgolj pet glavnih načinov reševanja sporov, vseh pet je dobro spoznati in ozavestiti, katerega od načinov najpogosteje in najredkeje uporabljamo sami. Tistega, ki ga uporabljamo najpogosteje, imamo namreč razvitega najbolje, vse ostale lahko dodatno razvijemo in s tem pridobimo širše znanje in več orodij, ko v podjetju pride do sporov med sodelavci.
Uspešno vodenje podjetja poleg reševanja konfliktov na delovnem mestu zahteva obvladovanje tudi drugih »mehkih« veščin; različnih tehnik motivacije zaposlenih, komunikacijo v zahtevnih situacijah, upravljanje s časom in prepoznavanje različnih delovnih stilov, veščine timskega delovanja, ustrezna uporaba kritike in pohvale ter načini vpeljevanja sprememb v podjetje.
